清 理 混 亂 的 工 作 間 - 辦 公 室 「 茶 煲 」系 列 ( 十 八 )

* 本 文 的 內 容 參 考 自

"Spring cleaning the workplace ", Communication Briefings, Encedors Inc. March, 1998.

"Clear the office of clutter", Communication Briefings, Encedors Inc. April, 1998.






 　 你 曾 否 試 過 在 自 己 的 辦 公 桌 上 找 不 到 想 要 的 文 件 ？ 辦 公 桌 上 的 文 件 是 否 堆 積 如 山 ， 左 一 疊 右 一 疊 ？ 桌 面 是 否 只 餘 下 三 份 一 的 位 置 工 作 ？ 工 作 間 是 否 放 滿 雜 物 ？ 會 否 討 厭 回 到 自 己 的 辦 公 室 ？ 若 果 上 述 的 問 題 你 都 答 「 是 」 的 話 ， 你 有 急 切 需 要 動 手 清 理 混 亂 的 工 作 間 。 不 過 ， 應 該 從 何 入 手 ？




文 件 紙 張

 　 佔 據 辦 公 室 最 多 位 置 的 ， 一 般 是 紙 張 文 件 。 先 從 它 們 入 手 ， 看 看 哪 些 文 件 已 經 沒 有 用 途 或 未 編 入 檔 案 ， 重 新 整 理 一 下 。 年 期 太 久 的 文 件 不 妨 將 它 們 轉 為 電 腦 檔 案 儲 存 ， 此 舉 既 可 節 省 搜 尋 時 間 ， 又 可 減 省 實 則 的 物 件 儲 存 空 間 。 有 需 要 時 才 將 資 料 印 製 出 來 ， 避 免 浪 費 。




簡 化 表 格

 　 堆 積 如 山 的 紙 張 許 多 時 是 來 自 形 形 式 式 的 「 表 格 」 ， 請 計 算 一 下 貴 公 司 要 求 顧 客 及 員 工 填 寫 的 表 格 共 有 多 少 款 ： 各 項 申 請 表 格 、 訂 購 表 格 、 入 貨 表 格 、 提 貨 表 格 、 假 期 申 請 表 格 ...... 簡 直 數 字 驚 人 ！ 請 認 真 想 想 ， 那 些 表 格 真 的 能 夠 幫 助 顧 客 及 員 工 嗎 ？ 嘗 試 簡 化 一 些 不 必 要 的 表 格 ， 可 考 慮 推 行 「 電 腦 化 表 格 」 ， 直 接 將 資 料 填 進 電 腦 ， 再 輸 送 到 有 關 部 門 ， 既 快 捷 又 方 便 。




書 籍 刊 物

 　 辦 公 室 裡 的 工 具 書 當 然 不 可 缺 少 ， 不 過 ， 你 的 桌 面 上 有 哪 些 書 籍 是 長 期 封 塵 而 又 甚 少 翻 閱 的 ？ 那 些 書 籍 佔 據 了 你 多 少 桌 面 位 置 ？ 它 們 的 存 在 意 義 會 否 只 等 同 「 雞 肋 」 ？ 不 用 猶 疑 ， 若 果 棄 掉 那 些 書 籍 對 你 的 工 作 不 會 帶 來 太 大 的 影 響 ， 就 棄 掉 它 們 罷 ！ 某 些 不 常 用 的 書 籍 ， 可 因 應 它 們 的 使 用 率 而 放 置 ， 例 如 桌 上 只 擺 放 常 用 書 籍 ， 不 常 用 的 參 考 書 籍 可 存 放 在 書 架 或 抽 屜 底 層 。




電 腦 硬 件

 　 定 期 清 理 電 腦 裡 的 文 件 亦 相 當 重 要 ， 要 知 道 電 腦 硬 件 的 容 量 有 限 ， 員 工 宜 定 期 檢 查 電 腦 內 的 文 件 是 否 有 用 。 將 有 關 文 件 存 檔 分 類 ， 沒 用 的 便 刪 去 ， 以 便 騰 空 更 多 位 置 存 放 日 後 的 檔 案 。 當 你 刪 除 電 腦 檔 案 時 ， 那 些 檔 案 一 般 只 會 被 放 到 電 腦 的 「 垃 圾 桶 」 ， 並 未 給 真 正 刪 除 ， 因 此 必 須 要 定 期 檢 視 及 清 理 電 腦 的 「 垃 圾 桶 」 。




 　 同 樣 道 理 ， 電 話 錄 音 機 的 留 言 亦 必 須 定 期 清 理 。

 　 你 的 辦 公 室 何 時 進 行 大 掃 除 呢 ？




﹝王 慧 慈﹞

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