使 用 E-mail 不 能 大 意 - 辦 公 室 「 茶 煲 」系 列 ( 二 十 四 )

* 本 文 的 內 容 參 考 自

"Check Your E-mail Ability, Communication Briefings, Encedors Inc. January, 1999.
"Writing an E-mail Policy, Communication Briefings, Encedors Inc. January, 1998.





 　 電 子 郵 件 （ Electronic mail ） 的 使 用 非 常 普 遍 ， 特 別 是 商 貿 方 面 的 往 來 ， 許 多 機 構 內 部 亦 設 立 了 Intranet ， 將 公 司 裡 所 有 電 腦 連 繫 在 一 起 ， 員 工 彼 此 可 傳 送 電 子 郵 件 互 通 消 息 ， 波 士 亦 可 藉 電 子 郵 件 「 遙 控 」 員 工 工 作 。 所 以 ， 某 些 公 司 亦 規 定 員 工 每 天 工 作 前 必 須 查 看 自 己 的 電 子 郵 箱 。 E-mail 打 破 地 域 界 限 ， 其 出 現 確 實 令 通 訊 業 發 展 跨 向 新 的 里 程 ； 不 過 ， 在 公 司 使 用 電 子 郵 件 時 確 實 有 許 多 事 情 需 要 留 意 ：




只 談 公 事

 　 公 司 的 電 腦 終 端 機 儲 存 了 所 有 郵 件 ， 包 括 發 信 人 和 收 信 人 的 資 料 及 信 件 的 內 容 ， 根 本 沒 有 半 點 私 隱 可 言 ； 因 此 員 工 在 電 子 郵 件 裡 只 適 宜 談 公 事 ， 或 藉 它 傳 遞 公 事 上 的 文 件 （ 例 如 會 議 記 錄 、 議 程 、 通 告 ） ， 應 避 免 談 論 私 人 事 情 。




簡 潔 明 確

 　 E-mail 的 作 用 就 像 信 件 和 便 條 的 混 合 體 ， 篇 幅 不 宜 太 長 ， 最 好 保 持 在 一 版 以 內 ， 避 免 予 人 累 贅 的 感 覺 ； 若 果 稿 件 太 長 的 話 ， 不 妨 只 在 電 子 郵 件 內 簡 述 重 點 ， 而 將 整 篇 文 章 以 「 附 件 」（ Attachment ） 的 形 式 傳 送 ， 這 樣 則 更 加 清 楚 。




 　 電 子 郵 件 跟 其 他 信 件 一 樣 重 要 ， 特 別 是 一 些 對 外 的 郵 件 。 郵 件 可 填 上 主 旨 讓 收 件 者 一 目 了 然 ； 傳 送 前 亦 宜 先 檢 查 一 下 有 關 的 字 句 有 沒 有 任 何 錯 漏 。 字 體 方 面 ， 宜 避 免 選 擇 太 過 花 巧 或 潦 草 的 ， 字 體 的 大 小 亦 不 應 少 於 十 二 點 。




手 寫 更 親 切

 　 當 我 們 寫 完 一 封 電 子 郵 件 時 ， 宜 仔 細 看 看 或 細 聲 誦 讀 有 關 內 容 ， 留 意 信 內 隱 含 的 語 調 ， 會 否 令 人 產 生 任 何 誤 會 ； 因 為 電 腦 始 終 是 一 具 冰 冷 的 機 器 ， 它 的 字 體 亦 是 冰 冷 單 一 的 ， 毫 無 情 感 可 言 。 若 果 是 一 些 感 謝 或 慰 問 關 懷 的 語 句 ， 則 手 寫 的 遠 勝 電 腦 ---- 更 添 親 切 和 誠 意 。




 　 對 於 某 些 規 模 較 小 的 公 司 來 說 ， 有 時 候 以 電 話 或 便 條 吩 咐 下 屬 工 作 ， 較 以 電 子 郵 件 更 加 快 捷 省 時 。 此 外 ， 面 對 面 的 溝 通 ， 可 省 卻 不 必 要 的 誤 會 ； 而 電 子 郵 件 則 只 可 作 為 白 紙 黑 字 的 証 明 而 已 。




 　 你 今 天 在 公 司 裡 有 沒 有 傳 送 e-mail ？





﹝王 慧 慈﹞

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