如 何 向 波 士 提 出 不 滿 ？ - 辦 公 室 「 茶 煲 」系 列 ( 三 十 一 )

* 本 文 部 份 內 容 參 考 自
"Feedback for your boss", Communication Briefings, Encedors Inc. January, 1999.
"Being a bad-news bearer", Communication Briefings, Encedors Inc. September, 1996.

 　過 去 數 星 期 ， 小 張 為 公 司 的 展 覽 會 廢 寢 忘 食 ， 統 籌 有 關 的 工 作 ： 聯 絡 贊 助 商 、 場 地 租 借 、 佈 置 、 對 外 宣 傳 等 ； 轄 下 的 工 作 小 組 亦 忙 個 不 停 。 可 是 ， 當 中 有 某 些 同 事 卻 經 常 遲 到 早 退 ， 工 作 毫 不 積 極 。 其 實 這 些 情 況 並 非 首 次 發 生 ， 小 張 當 然 不 滿 。 現 在 展 覽 會 經 已 完 滿 結 束 ， 他 希 望 跟 波 士 提 出 有 關 問 題 ， 改 善 日 後 情 況 ； 然 而 他 卻 害 怕 波 士 不 接 納 。 的 確 ， 要 向 上 司 提 出 不 滿 實 在 不 容 易 ----面 對 這 樣 的 情 況 ， 我 們 應 該 怎 樣 做 ？

控 制 情 緒

 　 每 當 我 們 想 起 那 些 不 愉 快 經 驗 ， 便 會 不 期 然 產 生 憤 怒 的 情 緒 ； 而 憤 怒 的 情 緒 往 往 會 蓋 過 我 們 的 思 考 能 力 ， 直 接 影 響 我 們 的 分 析 能 力 和 爭 辯 能 力 。 因 此 ， 向 管 理 階 層 提 出 不 滿 之 前 ， 先 要 控 制 情 緒 ----例 如 可 以 透 過 深 呼 吸 讓 自 己 冷 靜 下 來 ； 亦 不 妨 先 行 寫 下 有 關 問 題 練 習 一 下 ； 更 要 細 心 留 意 自 己 說 話 的 語 調 ， 避 免 帶 有 挑 戰 權 威 的 語 氣 和 意 思 ， 讓 波 士 留 下 壞 印 象 。

針 對 問 題

 　 跟 上 司 對 話 時 ， 宜 針 對 核 心 問 題 ， 並 提 供 建 議 改 善 的 方 法 ： 例 如 增 加 或 調 配 人 手 、 安 排 資 源 ， 旨 在 使 日 後 遇 上 同 類 情 況 時 ， 可 以 做 得 更 好 。 此 外 ， 宜 避 免 「 指 名 道 姓 」 批 評 任 何 同 事 ， 更 切 忌 「 人 身 攻 擊 」 。 能 讓 上 司 明 白 你 所 提 出 的 問 題 合 情 合 理 ， 有 助 提 高 工 作 效 率 和 生 產 能 力 ， 並 非 只 是 「 發 嘮 叨 」 。

直 接 對 話

 　 不 要 因 為 害 怕 尷 尬 ， 而 選 擇 透 過 memo或 字 條 跟 波 士 提 出 不 滿 ， 有 關 問 題 宜 透 過 面 對 面 的 形 式 傾 談 。 應 爭 取 直 接 對 話 的 機 會 ， 避 免 讓 文 字 簡 化 了 問 題 的 嚴 重 性 ， 務 必 要 令 波 士 「 真 正 」 面 對 及 了 解 當 中 問 題 。 在 對 話 的 過 程 中 ， 一 方 面 留 意 波 士 的 身 體 語 言 ， 另 一 方 面 亦 要 留 意 自 己 的 小 動 作 和 眼 神 。 眼 睛 宜 望 著 對 方 ， 應 避 免 交 叉 雙 手 或 身 體 左 搖 右 擺 。

﹝王 慧 慈﹞

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