撰 寫 計 劃 書 切 勿 掉 以 輕 心 - 辦 公 室 「 茶 煲 」系 列 ( 三 十 六 )

* 本 文 部 份 內 容 參 考 自
“ Quick & Practical Ideas to Work Smarter and Succeed” , Communication briefings, Encedor Inc. 1995.

 　新 上 任 的 陳 先 生 ， 剛 剛 接 到 上 司 給 予 的 新 任 務 ， 要 求 他 呈 交 一 份 計 劃 書 ， 並 在 會 議 中 作 扼 要 簡 介 。 對 於 初 到 貴 境 ， 尚 未 熟 悉 公 司 行 政 運 作 的 陳 先 生 來 說 ， 怎 樣 才 可 把 握 機 會 ， 做 到 最 好 ， 不 負 上 司 所 望 呢 ﹖

準 備 工 夫 不 可 少

 　 每 當 要 撰 寫 計 劃 書 或 建 議 書 前 ， 事 前 的 準 備 工 夫 絕 不 能 掉 以 輕 心 。 必 須 對 將 要 撰 寫 的 題 目 有 透 徹 的 了 解 和 認 識 ， 方 能 把 要 介 紹 的 內 容 ， 有 技 巧 地 表 達 出 來 。 故 此 ， 事 前 些 資 料 搜 集 和 理 據 的 分 析 ， 絕 不 可 少 。 同 時 ， 亦 要 認 識 你 的 聽 眾 或 客 戶 的 立 場 和 心 態 ， 再 就 你 的 建 議 書 上 的 賣 點 作 出 適 當 的 配 合 ， 最 好 能 找 到 一 些 權 威 人 士 對 有 關 問 題 的 看 法 ， 藉 此 加 強 自 己 論 點 的 說 服 力 。

表 達 要 有 技 巧

 　 單 是 文 字 上 的 介 紹 ， 不 免 使 人 感 覺 沉 悶 ； 所 以 ， 在 講 述 計 劃 書 時 ， 可 用 投 影 機 、 圖 表 等 工 具 扶 助 ， 視 窗 95/98中 的 Power Point軟 件 是 個 不 錯 的 好 幫 手 。 這 樣 ， 介 紹 可 免 於 單 調 之 餘 ， 亦 具 說 服 力 。 同 時 ， 禮 貌 、 親 切 的 態 度 和 眼 神 的 接 觸 亦 不 可 缺 少 ， 適 當 的 身 體 語 言 運 用 也 有 助 表 達 ， 例 如 說 話 時 手 勢 動 作 的 配 合 ， 加 強 說 服 力 ； 避 免 雙 手 交 疊 胸 前 ， 予 人 挑 戰 權 威 的 感 覺 。 另 外 ， 時 間 分 配 亦 為 重 要 ， 避 免 花 太 多 時 間 在 不 重 要 的 枝 節 上 。

有 效 處 理 提 問

 　 當 遇 到 提 問 時 ， 回 答 前 應 先 把 所 問 的 問 題 重 複 次 ， 這 是 應 有 的 禮 貌 ， 同 時 亦 可 免 生 誤 解 。 倘 若 不 能 肯 定 回 答 客 戶 的 問 題 時 ， 應 當 跟 進 ， 待 找 到 答 案 後 ， 方 可 對 有 關 的 提 問 作 出 確 實 的 回 覆 。 切 忌 把 答 問 演 變 成 激 烈 的 辯 論 。

﹝賀 慧 恩﹞

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