《 工 作 小 組 八 大 禁 忌 》 - 辦 公 室 「 茶 煲 」系 列 (六)
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﹝* 本 文 的 內 容 參 考 自 “Marian Schickling,“Avoid These 10 Pitfalls When You Form a Team”, Communication Briefings, Encedors Inc. February, 1996
- 工 作 小 組 的 運 作 模 式
- 組 員 彼 此 間 的 交 流 和 溝 通 應 如 何 進 行
- 小 組 隔 多 久 才 開 會 一 次
- 怎 樣 做 才 可 達 到 工 作 目 標
看 看 目 前 的 工 作 小 組 ， 與 上 述 八 項 要 點 互 相 對 照 ， 怎 麼 樣 ？ 是 時 候 籌 備 下 一 個 工 作 小 組 了 ！
﹝王 慧 慈﹞
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許 多 管 理 人 喜 歡 將 下 屬 編 成 不 同 的 小 組 工 作 ， 藉 以 提 高 工 作 效 率 ； 事 實 上 ， 小 組 工 作 若 果 處 理 不 善 ， 只 會 弄 巧 反 拙 ， 不 但 會 引 起 同 事 間 的 糾 紛 ， 更 阻 礙 了 工 作 進 度 。 要 建 立 成 功 的 工 作 小 組 ， 請 避 免 犯 上 以 下 的 八 項 事 情 ：
胡 亂 將 下 屬 編 成 一 組
小 組 工 作 是 指 有 系 統 的 安 排 不 同 才 能 的 人 編 入 不 同 的 組 別 工 作 ， 管 理 人 編 配 人 手 時 ， 宜 先 了 解 和 考 慮 各 人 的 意 願 ； 否 則 ， 員 工 的 情 緒 問 題 只 會 影 響 彼 此 間 的 合 作 ， 減 低 工 作 效 率 。
推 舉 自 己 作 為 工 作 小 組 組 長
小 組 裡 各 成 員 都 是 對 等 公 平 的 ， 而 小 組 組 長 的 人 選 一 般 在 會 議 初 期 自 動 出 現 。 作 為 上 司 的 你 ， 若 果 決 定 參 與 某 一 工 作 小 組 ， 宜 避 免 擔 任 小 組 組 長 ； 因 為 此 舉 失 去 了 小 組 工 作 的 意 義 ， 仍 舊 是 「 上 司 指 派 下 屬 工 作 」 。
安 排 親 信 或 得 力 助 手 入 組
管 理 人 為 了 更 清 楚 知 道 各 小 組 的 工 作 進 展 ， 許 多 時 候 均 會 安 排 自 己 的 親 信 或 得 力 助 手 入 組 。 然 而 ， 這 樣 做 不 單 破 壞 小 組 的 獨 立 性 ， 那 被 委 派 的 助 手 更 會 遭 其 他 成 員 視 為 「 間 諜 」 ， 傷 害 工 作 氣 氛 及 員 工 士 氣 。
小 組 的 一 言 一 行 均 需 按 你 的 意 思 而 行
避 免 過 份 管 束 工 作 小 組 ， 給 予 太 多 意 見 ， 管 理 人 宜 賦 予 小 組 適 當 的 權 力 及 思 想 空 間 ， 讓 他 們 發 揮 所 長 。
小 組 裡 突 顯 個 人 職 銜
職 銜 令 人 聯 想 到 權 力 和 影 響 力 ， 介 紹 小 組 各 成 員 時 宜 側 重 他 們 的 專 長 和 技 能 ， 如 何 滿 足 工 作 小 組 的 需 要 ； 應 避 免 談 及 各 人 目 前 的 職 銜 ， 減 低 成 員 間 的 顧 慮 ， 讓 他 們 能 夠 開 放 自 己 ， 全 情 投 入 工 作 。
欠 缺 工 作 指 引 及 目 標
工 作 小 組 成 立 的 初 期 應 同 時 訂 下 其 工 作 目 標 ， 並 給 予 有 關 的 指 引 ， 讓 各 組 員 清 楚 了 解 ， 確 保 大 家 朝 著 同 一 方 向 前 進 。 管 理 人 宜 寫 下 有 關 的 一 切 資 料 作 記 錄 ， 供 各 組 員 參 考 。
個 人 主 義
小 組 取 得 的 成 果 ， 不 論 是 成 是 敗 ， 均 屬 整 個 小 組 所 有 ， 培 養 小 組 成 員 的 團 體 責 任 感 ， 避 免 個 人 主 義 的 邀 功 或 推 卸 責 任 。
小 組 的 工 作 進 度 無 人 監 管
為 確 保 小 組 的 工 作 進 度 ， 成 立 工 作 小 組 時 應 向 各 組 員 清 楚 指 出 ：
