《 「溝 通」─ 你 懂 嗎？ 》 - 辦 公 室 「 茶 煲 」系 列 (二)

﹝* 本 文 的 內 容 參 考 自 Dr. Don Gallagher, Take a look at these successful employee communication methods".﹞

﹝Communication Briefings, Encedors Inc.1996 ﹞



陳 小 姐 跟 同 事 說 ： 「 唉 ！ 公 司 裡 根 本 無 人 會 留 意 我 的 工 作 ， 我 只 是 一 個 閒 角 。 」 張 老 闆 亦 抱 怨 ： 「 我 已 經 給 他 們 優 厚 的 薪 酬 和 福 利 ， 為 何 他 們 仍 不 滿 足 ？ 」

許 多 時 候 ， 上 司 總 以 為 自 己 了 解 員 工 在 工 作 上 的 需 要 ， 事 實 剛 好 相 反 ， 波 士 與 下 屬 對 「 職 業 」 的 看 法 大 相 逕 庭 。 管 理 階 層 一 般 將 薪 酬 和 安 全 感 放 在 首 位 ， 但 員 工 認 為 這 些 僅 屬 次 要 ， 原 來 位 列 榜 首 的 是 ：

1. 工 作 表 現 被 認 同

2. 歸 屬 感

3. 富 趣 味 的 工 作

究 竟 如 何 令 兩 者 了 解 彼 此 的 需 要 ？ 如 何 建 立 「 雙 向 」 的 溝 通 路 徑 ？ 請 參 考 專 家 提 供 的 意 見 ：

1. 個 別 接 見

管 理 人 與 員 工 個 別 會 面 ， 先 各 自 列 出 自 己 工 作 上 的 重 要 事 項 ， 然 後 彼 此 作 一 對 照 ， 看 看 兩 者 的 分 歧 。 與 員 工 討 論 、 解 釋 如 何 互 相 配 合 ， 讓 下 屬 知 道 你 願 意 聆 聽 他 們 的 意 見 。

2. 勿 忘 鼓 勵

所 有 下 屬 都 希 望 得 到 上 司 的 認 同 ， 當 然 並 非 叫 你 胡 亂 讚 賞 ， 但 許 多 時 候 ， 管 理 階 層 總 忘 記 讚 揚 出 色 的 員 工 。 其 實 ， 即 使 是 一 張 簡 單 的 字 條 ， 寫 上 鼓 勵 或 讚 賞 的 字 句 ， 亦 教 員 工 高 興 。 亦 可 透 過 公 司 的 月 刊 或 年 刊 表 揚 傑 出 的 員 工 ， 讓 他 們 知 道 自 己 的 工 作 受 重 視 。

3. 小 組 分 享

可 將 工 作 性 質 相 似 的 員 工 編 成 小 組 ， 讓 他 們 分 享 及 討 論 彼 此 工 作 上 所 面 對 的 困 難 和 感 受 。 管 理 人 定 期 與 小 組 代 表 會 面 ， 了 解 他 們 ， 加 強 他 們 的 歸 屬 感 。

4. 幫 助 員 工 個 人 成 長

給 予 下 屬 機 會 ， 讓 他 們 自 行 策 劃 、 組 織 活 動 ， 藉 以 加 強 員 工 對 公 司 的 投 入 感 和 歸 屬 感 。 委 派 他 們 出 席 研 討 會 ， 參 與 訓 練 講 座 ； 鼓 勵 他 們 為 自 己 訂 下 來 年 的 工 作 計 劃 ， 激 發 他 們 的 幹 勁 ， 向 自 己 的 目 標 邁 進 。

5.　 有 影 有 蹤

管 理 人 應 避 免 將 自 己 關 在 房 間 裡 ， 宜 分 配 時 間 看 看 員 工 在 辦 公 室 裡 的 表 現 ， 讓 他 們 有 機 會 與 你 交 談 ， 令 他 們 覺 得 所 做 的 一 切 均 受 重 視 。 請 緊 記 ： 辦 公 室 裡 的 員 工 遠 較 文 件 工 作 重 要 。

﹝王 慧 慈﹞

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